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주주총회의 의사진행
1. 의사의 방법
상법은 의장의 선임과 권한에 관한 사항(제366조의2)외에는 주주총회의 의사방법에 관해 명문의 규정을 두고 있지 않다. 물론 정관의 규정이나 총회의 결의로 의사운영에 관하여 필요한 사항을 정할 수는 있다. 규모가 어느 정도 이상이 된 회사의 경우에는 주주총회의 의사운영을 어떻게 할 것인가에 대해 미리 시나리오(서식)를 마련하고 이에 따라 의사를 진행하는 경우가 많다.
2. 성립정족수
총회의 정족수는 총회의 성립을 위한 정족수와 결의를 위한 정족수로 구분할 수 있다. 현행 상법은 총회의 성립을 위한 정족수를 규정하지 않고 결의를 위한 정족수만을 규정하고 있다(제368조 1항, 434조).
하지만 결의에 찬성한 의결권이 발행주식총수의 4분의 1(보통결의) 또는 3분의 1(특별결의) 이상이라는 수를 충족해야 하기 때문에 보통결의시에는 발행주식총수의 4분의 1, 특별결의시에는 3분의 1 이상이 출석하지 않으면 결의 자체가 불가능하다. 따라서 보통결의는 발행주식 총수의 4분의 1, 특별결의는 발행주식총수의 3분의 1 이상의 출석이 성립정족수라고 할 수 있다.
3. 의장의 선임 및 주주총회 질서유지권
일반적으로 정관에 주주총회의 의장은 대표이사가 맡도록 하고 있으나, 정관에 규정이 없는 경우에는 총회에서 의장을 선임해야 하며(제366조의2 1항), 의장의 선임은 보통결의에 의한다(제368조 1항). 의장은 주주총회의 질서를 유지하고 의사를 정리하며(제366조의2 2항), 의사진행을 방해하기 위한 발언·행동을 하는 등 현저히 질서를 문란하게 하는 자에 대하여 그 발언의 정지 또는 퇴장을 명할 수 있다(동조 3항).
4. 총회의 결의
총회는 법률과 정관에 정하는 사항으로서 소집·통지시 기재된 의안에 한하여 결의할 수 있다. 그러나 통지된 의안과 실질적으로 동일성을 잃지 않는 범위의 보충변경을 하는 의안의 수정은 가능하다.
총회의 결의에 관하여는 의결권없는 주주가 가진 주식의 수는 발행주식의 총수에 산입하지 않으며(제371조 1항), 총회의 의결에 관하여 특별한 이해관계가 있는 주주가 가진 의결권의 수는 출석한 주주의 의결권의 수에 산입하지 않는다(동조 2항).
5. 총회의 종결
의사일정이 전부 종료되어 의장이 폐회를 선언하면 총회는 그것으로 종료한다. 의사일정 종료 전에는 연기 또는 속행의 결의가 있는 경우 외에는 의장은 특별한 사유가 없는 이상 종결을 선언할 수 없다.
6. 연기와 속행
총회에서는 회의의 속행 또는 연기의 결의를 할 수 있다(제372조 1항). 총회의 연기란 총회가 성립한 후 의사에 들어가기 전에 총회의 기일을 후일로 변경하는 것으로 후일 개회된 총회는 연회라고 부른다. 속행이란 의사에는 들어갔지만 시간 또는 자료의 부족 등으로 다음 기일을 정하여 총회를 계속하는 것으로 후일 개회된 총회는 계속회라 한다.
연회 또는 계속회는 새로운 총회가 아니라 당초의 회의와 동일성을 유지한다. 따라서 상법 제363조의 소집통지·공고를 요하지 않는다(제372조 2항).
7. 의사록
총회의 의사에는 의사록을 작성하여야 한다(제373조 1항). 의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고, 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하여야 한다(동조 2항). 의사록에 기재할 사항을 기재하지 않거나 부실한 기재를 한 경우에는 벌칙이 있다(제635조 1항 9호).
의사록은 본점과 지점에 비치하여야 하며(제396조 1항), 주주와 회사채권자는 영업시간내에 언제든지 의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다(동조 2항).
주주총회의 결의사항이 등기를 필요로 할 때에는 등기신청서에 의사록을 첨부해야 한다(비송사건절차법 제202조 2항). 이 때 첨부하는 의사록은 공증인의 인증을 받아야 하며(공증인법 제66조의2 1항), 공증인은 그 총회등의 결의절차와 내용이 진실에 부합하는가 여부를 확인하여야 한다(동법 동조 2항). 공증인은 당해 법인의 의결장소에 참석하여 결의절차와 내용을 검사하거나(출석인증), 의결을 한 자중 그 의결에 필요한 정족수이상의 자 또는 그 대리인의 촉탁을 받아 그 촉탁인으로부터 의사록의 내용이 진실에 부합하는가 여부에 관하여 진술을 듣고 촉탁인으로 하여금 공증인의 앞에서 의사록의 서명 또는 기명날인을 확인하게 한 후 그 사실을 기재함으로써 이를 확인한다(촉탁인증)(동법 동조 3항).
주주총회의사록은 언제나 인증을 받아야 하는 가의 문제가 있다. 주주총회의사록 및 이사회의사록은 그 의사록의 내용에 등기사항이 있는 경우에 한하여 인증을 받으면 된다. 따라서 정기주주총회에서 대차대조표, 손익계산서 및 이익잉여금처분계산서를 승인하고 이사와 감사의 보수한도만을 정한 경우에는 의사록을 인증받을 필요가 없다.
정기주주총회를 처음 개최하는 회사의 경우 경험의 부족으로 인하여 정기주주총회의 결의 내용중 변경등기사항이 있음에도 불구하고 출석통지시 주주들의 인감증명서를 요구하지 않음으로 인하여 추후에 의사록을 인증받기위하여 애를 쓰는 경우가 종종 있는 데, 주주총회출석통지서를 발송할 떄 인증촉탁용 인감증명서 1부 및 인감도장을 지참토록 유도하여야 주주총회후 2주이내에 등기를 필할 수 있다.
또 다른 특수한 문제는 증권예탁원에 주권을 예탁한 회사의 경우, 주주들이 증권예탁원에 주주권행사의 통지를 하지않은 경우 증권예탁원이 주주권을 행사하게 되는 데, 그 결과 의사록의 인증이 실로 어렵게 되는 경우가 있다. 증권예탁원이 주주권을 행사하고 인증변호사의 출석인증을 하지않아 촉탁인증을 할 경우, 증권예탁원은 출석인증용 인감증명서를 발급하지않는 관계로 인증에 아주 어려움을 부닥치게 되는 데, 실무상 주의를 요한다. |
