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1. 소집의 결정
(1) 이사회의 결의
주주총회의 소집은 상법에 다른 규정이 있는 외에는 이사회가 결정하며(제362조), 이 결의에 따라 대표이사가 총회를 소집한다. 총회의 소집을 이사회가 결정한다는 것은 주주의 경영간섭을 차단하는 의미를 가지므로 소유와 경영의 분리를 실질적으로 확보하는 역할을 한다.
(2) 소수주주에 의한 소집
발행주식총수의 100분의 3 이상에 해당하는 주식을 가진 주주는 회의의 목적사항과 소집의 이유를 기재한 서면을 이사회에 제출하여 임시총회의 소집을 청구할 수 있으며(제366조 1항), 이사회가 소집의 절차를 밟지 않을 때에는 법원의 허가를 얻어 직접 총회를 소집할 수 있다(동조 2항). 여러 주주의 소유주식을 합산하여 100분의 3이상이 되는 경우에도 이와 같은 권리를 가진다.
주권상장법인이나 협회등록법인의 경우에는 6월 전부터 계속하여 발행주식총수의 1,000분의 30(대통령령이 정하는 기업인 경우에는 1,000분의 15) 이상을 보유한 주주는 소집청구권을 가진다.
(3) 감사에 의한 소집
감사 또는 감사위원회도 회의의 목적사항과 소집의 이유를 기재한 서면을 이사회에 제출하여 임시총회의 소집을 청구할 수 있다(제412조의3).
(4) 법원의 명령에 의한 소집
발행주식 총수의 100분의 3이상에 해당하는 주식을 가진 주주는 회사의 업무집행에 관하여 부정행위 또는 법령이나 정관에 위반한 중대한 사실이 있음을 의심할 사유가 있는 때에는 회사의 업무와 재산상태를 조사하게 하기 위하여 법원에 검사인의 선임을 청구할 수 있는데(제467조 1항), 이 검사인의 조사보고(동조 2항)에 의하여 필요하다고 인정한 때에는 법원은 대표이사에게 주주총회의 소집을 명할 수 있다(동조 3항).
주권상장법인 또는 협회등록법인의 경우에 검사인의 선임을 청구할 수 있는 주주의 요건은 위 1-(2)와 같다(증권거래법 제191조의13 5항).
2. 소집의 시기
주주총회는 소집시기를 기준으로 하여 정기총회와 임시총회로 나뉘는데, 정기총회는 매년 1회 일정한 시기에 소집되는 총회로(제365조 1항), 1년에 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매결산기마다 총회를 소집하여야 한다(동조 2항). 정기총회는 재무제표의 승인이 그 법정임무이지만(제449조), 그 이외의 사항을 결의할 수도 있다.
정기총회의 소집시기는 일반적으로 정관에서 정하고 있으나 정관에 규정이 없는 경우에도 주주명부의 폐쇄기간 또는 기준일의 결정시기의 제한(제354조 2항, 3항) 때문에 매결산기후 3월내에 개최되어야 한다. 이와 달리 임시총회는 필요있는 경우에 수시로 소집되는 총회를 말한다(제365조 3항).
임시총회와 정기총회는 그 소집시기가 다를 뿐 그 권한이나 결의의 효력에 차이가 있는 것은 아니다.
3. 소집의 통지와 공고
주주총회를 소집하기 위해서는 회의일을 정하여 기명주주에 대해서는 회의일 2주간 전에 서면으로 소집통지를 발송해야 하며(제363조 1항), 무기명주주에 대해서는 3주간 전에 소집의 공고를 해야 한다(동조 3항). 다만, 자본금 10억원 미만인 소규모회사의 경우에는 기명주주에게는 10일전에 소집통지하여야 하고, 무기명주주에게는 2주간 전에 공고하여야 한다.
이 경우 의결권 없는 주주에 대해서는 통지나 공고를 하지 않아도 되며(동조 4항), 소집통지가 주주명부상의 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 않은 때에는 회사는 당해 주주에게 총회의 소집을 통지하지 않을 수 있다(동조 1항).
주권상장법인이나 협회등록법인의 경우에는 의결권 있는 발행주식총수의 100분의 1이하의 주식을 소유하는 주주에 대하여는 회의일 2주전에 총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 2 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고함으로써 소집의 통지를 대신할 수 있다. 비상장, 비등록법인의 경우에도 주주총회 소집에 관한 상장법인 특례규정을 정관상 삽입하고 신문공고로서 소집통지에 갈음하는 경우가 많은 데, 이러한 소집통지에 의하여 개최된 주주총회는 소집절차상 하자있는 주주총회로서 결의취소사유가 존재한다.
회사가 총회소집의 통지나 공고를 게을리하거나 부적법하게 한 때에는 소집절차가 법령 또는 정관에 위반한 것이 되어 결의취소사유가 되고(제376조 1항), 이사 또는 청산인에게는 벌칙이 적용된다(제635조 1항 2호).
자본금 10억원 미만인 소규모회사의 경우에는 총주주의 동의로 소집절차를 생략할 수 있으며, 주주 전원의 서면동의로 주주총회 결의를 대체할 수도 있다.
4. 일시와 장소
회의일시와 소집장소는 이사회에서 결정하여 주주에 대한 통지·공고에 기재하여야 하며, 주주들의 참석의 편의를 고려하여 결정해야 한다.
상법 제364조는 소집지에 대해 "총회는 정관에 다른 정함이 없으면 본점소재지 또는 이에 인접한 지에 소집하여야 한다" 고 규정하고 있는데, 여기서 "인접한 지"란 최소의 독립행정단위를 뜻한다. 그러므로 이러한 지역을 벗어나 원거리에 있는 장소에서 소집한다면 위법한 것이 된다. 이는 고의로 주주의 출석이 곤란한 장소를 소집지로 정하는 것을 방지하기 위한 규정이다. 소집장소에 대해서는 구체적인 규정이 없으나, 소집지 내에서 특정의 장소를 회의장으로 통지해야 한다. 만약 소집장소가 교통이 아주 불편한 곳이든지 지나치게 좁아서 출석한 주주들을 수용할 수 없는 곳이라면 이는 소집절차가 현저하게 불공정한 경우에 해당되어 결의취소의 원인이 된다(제376조 1항).
회의일시 또한 주주의 편의를 고려하여 정해야 하며, 특별한 사정없이 공휴일에 소집하거나 새벽 또는 밤중에 소집한다면 이 또한 소집절차가 현저하게 불공정한 경우에 해당한다(제376조 1항).
5. 회의의 목적사항
회의의 목적사항이란 총회에서 결의할 의안을 뜻하는데, 통지 및 공고에 이를 기재해야 한다. 목적사항의 기재는 무엇이 결의되는지에 대한 표제 정도의 기재로 족하지만, 정관변경, 자본감소, 합병 등 특별히 중요한 의안에는 그 요령, 즉 기본적인 내용도 기재해야 한다(제433조 2항, 제438조 2항, 522조 2항).
특히 주권상장법인이나 협회등록법인의 경우에는 ① 사회이사 그 밖의 비상임이사의 이사회출석률, 이사회 의안에 대한 찬반여부 등 활동내역와 보수에 관한 사항, ② 최대주주와의 거래내역중 대통령령이 정하는 사항, ③ 사업개요·경영현황 등 대통령령이 정하는 경영참고사항 등을 기재해야 하며, 이사의 선임이 그 의안일 때는 이사후보자의 성명·약력·추천인 등 후보자에 대한 사항을 함께 통지·공고해야 한다.
주주에게 통지·공고된 회의의 목적은 주주총회에서 결의할 사항의 범위를 제약한다. 즉 주주총회는 참석한 주주 전원의 동의가 있더라도 통지·공고된 목적 이외의 사항에 대하여는 결의할 수 없다.
6. 주주제안권
주주제안권이란 소수주주가 일정한 사항을 주주총회의 목적으로 할 것을 제안할 수 있는 권리이다(제363조의2 1항). 주주제안권을 가지는 주주는 의결권있는 발행주식총수의 100분의 3 이상을 소유한 주주이며(동조 동항), 주권상장법인 또는 협회등록법인인 경우에는 발행주식총수의 1,000분의 10, 즉 100분의 1 이상을 가진 주주에게 주주제안권을 인정하되, 자본금이 1,000억원 이상인 회사에 대해서는 1,000분의 5 이상을 가진 주주로 그 요건이 완화된다(증권거래법 제191조의14 1항, 동법 시행령 84조의 21 1항).
제안권의 행사는 주주총회의 6주전까지 이사에게 서면으로 회의의 목적으로 할 사항에 추가하여 당해 주주가 제출하는 의안의 요령을 총회의 소집통지·공고에 기재할 것을 청구함으로써 한다(제363조의2 2항, 증권거래법 제191조의14 1항, 2항 동법 시행령 제84조의21 2항). 즉 총회회일과 청구일 사이에 6주의 기간이 있어야 한다는 의미인데, 이는 소집의 통지·공고 이전에 회사가 주주제안의 내용을 심사할 수 있는 시간적 여유를 주기 위함이다.
이사는 주주제안이 있는 경우 이를 이사회에 보고하고, 이사회는 주주제안의 내용이 법령 또는 정관에 위반되는 경우를 제외하고는 이를 주주총회의 목적사항으로 하여야 한다. 이 경우 주주제안을 한 자의 청구가 있는 때에는 주주총회에서 당해 의안을 설명할 기회를 주어야 한다(제363조의2 3항). 주주제안을 회사가 정당한 사유없이 주주총회의 목적사항으로 하지 않은 경우에는 이사에게 과태료가 부과된다(제635조 1항 19의3호).
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